Het bestuur heeft naast de door Reintje Visser-Bearda aangegeven doelen de volgende praktische spelregels opgesteld voor het aanvragen én uitbetalen van een financiële bijdrage.
Spelregels
- Procedures voor het aanvragen, verantwoorden en uitbetalen bijdragen van het ”Visser-Bearda Stichting ” Bestemd voor de besturen van de Stichtingen, werkgroepen en bewoners uit Hempens & Teerns.
- Hierbij een sommatie van afspraken en procedures voor aanvragen en verantwoording, om een bijdrage te krijgen van de revenuen van de Visser-Bearda Stichting. Volgens de erflating, voor activiteiten ten behoeve van verbetering van de leefbaarheid in de dorpen Hempens Teerns.
- Er is een afspraak gemaakt met Dorpsbelang met de Visser-Bearda Stichting, dat er vanuit het dorp een contact persoon wordt benoemd.
- Hij/zij mag bij de vergadering van het bestuur van de Visser-Bearda Stichting aanwezig zijn, maar heeft geen stemrecht.
- Hij/zij verzameld, begeleid deels en coördineert de aanvragen en verantwoording ten aanzien van de toegewezen projecten van uit het dorp. T.w. van de aanwezige “verenigingen”, “stichtingen,” en verder de aanwezige werkgroepen.
- Ziet er mede op toe dat een en ander gebeurd volgens de procedures.
- De contactpersoon zal communiceren met/via de secretaris-penningmeester het bestuur van de Visser-Bearda Stichting.
- Hij/zij zal de secretatis – penningmeester van Visser-Bearda Stichting, vragen hoeveel geld er per jaar beschikbaar is voor verschillende projecten en voor activiteiten in de dorpen.
Het aanvraag formulier voor de aanvraag staat op de internet site, https://www.stichtingvisserbearda.nl
Het formulier in te vullen en te sturen naar de secretaris / penningmeester van de Visser-Bearda Stichting, met eventuele bijlagen, begroting en het te vragen bedrag van de bijdrage. Het e-mail adres van de Visser-Bearda Stichting: info@stichtingvisserbearda.nl.
- Voor het aanvraag formulier ‘klikken’ op de 3 streepjes rechtsboven in de hoek en dan op aanvragen.
- Altijd de aanvraag elektronisch indienen.
- b. De file in PDF formaat inleveren, Word en Exel mag maar in minder veilig.
- c. Geen foto’s formaat gebruiken b.v. JPG, PNG, TIFF ect.
- d. Aanvrager naam duidelijk vermelden, b.v. OKK, voor welk jaar, b.v. 2022, geldt ook voor project verantwoording.
- e. De aanvragen moeten met bijlagen voor 1 april en 1 november worden ingediend, voor het volgende jaar.
- f. Veranderingen van e-mail adres enz., van vragende organisatie(s),werkgroep en contact persoon, graag direct doorgeven plus bij eventuele verandering.
- Als bijlage bij de aanvraag, verantwoording project, uw financiële stukken.
- a. Bij de aanvraag moet met begroting voor het jaar waarvoor de aanvraag geld mee gestuurd worden.
- b. Bij de aanvraag moet van twee jaar achtereen, een goedgekeurd financieel jaarverslag mee gestuurd worden. Als het jaar ervoor een jaarverslag is gestuurd sluit het daar op aan.
- c. Onze accountant stelt dat bij aanvragen en verantwoording door rechtspersonen, de controle van de financiële jaarcijfers, balans en begrotingen, dit door een bevoegde onafhankelijke instelling moet worden gecontroleerd. Dit geld voorverenigingen en stichtingen, dit zijn rechtspersonen. Zonder dat wordt de aanvraag of niet uitgekeerd / afgewezen. T.w. Dorpsbelang, de Bining en Stichting de Tsjerke Himpens – Tearns. Ook de activiteiten commissies / werkgroepen die onder de vlag van, b.v. Dorpsbelang werken.
- d. Ook door werkgroepen kunnen de aanvragen en verantwoording gedaan worden. Voorkeur, vermeld in de jaarcijfers e.a. van de rechtspersoon waar zij onder vallen. (PDF files a.u.b., geen foto’s files). T.w. Dorpsbelang, de Bining en Stichting de Tsjerke Himpens – Tearns. Niet alleen door het bestuur en betrokken mensen, wel met een onafhankelijke mens(en).
- Verantwoording, afhandeling van een aanvraag.
- a. Verantwoording altijd elektronisch indienen, van de gemaakte kosten voor de gedane aanvraag moet voor 15 december van het betreffende jaar worden ingediend bij de secretaris-penningmeester van de Visser Bearda Stichting.
- b. Dit met rekeningen, bonnen enz. Dit elektronisch, gebruikt makend van Pdf-files. Geen foto’s files zoals eerder genoemd.
- c. Is er minder besteed dan wat toegezegd is wordt dat bedrag vergoed, de rest gaat naar de revenuen van het volgende jaar.
- d. Is er meer besteed, wordt het toegezegde bedrag vergoed.
- 4) Belangrijke randvoorwaarden die mee tellen voor het toewijzen.
- a. Het door de VB stichting beschikbare revenuen bedrag is jaarlijks beperkt. DB vertegenwoordiger overlegd met secretaris-penningmeester van VB Stichting wat beschikbaar is.
- b. De VB stichting kijkt ook bij de aanvragen naar de financiële positie van de aanvragende partij.
- c. De (wettelijke verplichte) onafhankelijke financiële controle van de jaarstukken van de stichtingen en verenigingen wordt door het stichting bestuur gerespecteerd.
- d. Bij meerjarige projecten / bijdragen, worden de betaling over de afgesproken tijd verrekend.
- e. Er bestaat altijd een mogelijkheid, bij voldoende revenuen, ad-hoc een aanvraag te toen voor een activiteit.
Enkele opmerkingen:
- Het stichting bestuur vergadert, indien nodig, twee maal per jaar, april en november.
- De vergaderdatums zijn te vinden, of bekend bij de vertegenwoordiger van Dorpsbelang en de secretaris van het Visser-Bearda Stichting.
- Het wordt ook op de website Visser-Bearda Stichting en Brêgenijs vermeld.
- Statutair wordt elk jaar een vaste jaar bijdrage afgedragen voor Lyts begin, OKK en VVV.
- Meer jaren planning zijn voor ons als VB Stichting en de verenigingen van belang om op termijn een goed zicht te hebben op wat er ter beschikking is voor de aanvragen. Ook kan men dan over meer jaren de betaling regelen. Deze jaren planning wordt gewaardeerd.
- Vraag niet een bijdrage aan als er voldoende baten zijn, geef ruimte voor anderen.
- Er is geen verplichting alle toegezegde gelden van een aanvraag te gebruiken!
Wij hopen dat u van deze “geboden” mogelijkheid zoveel mogelijk gebruik mag maken en plezier mag beleven, zoals bedoelt door de heer en mevrouw Visser- Bearda.
